Glosario 2025: términos imprescindibles para entender los softwares de gestión

Índice

1. Digitalización documental
2. Software de gestión documental (DMS)
3. Firma digital
4. Certificado digital
5. ERP (Enterprise Resource Planning)
6. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
7. Cloud Computing
8. Blockchain aplicado a la gestión documental
9. Inteligencia Artificial (IA) aplicada a la gestión documental
10. API (Interfaz de Programación de Aplicaciones)

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<html><body><p dir="ltr">La transformaci&oacute;n digital sigue revolucionando la forma en que las empresas gestionan su documentaci&oacute;n laboral. La digitalizaci&oacute;n, siendo un aut&oacute;nomo o una gran empresa, se ha convertido en un proceso important&iacute;simo <strong>para la mejora de la eficiencia y para reducir errores</strong>. No obstante, con la implementaci&oacute;n de softwares de gesti&oacute;n surgen t&eacute;rminos que resultan incluso confusos. En este glosario vamos a recopilar los conceptos m&aacute;s importantes que te permitir&aacute;n comprender c&oacute;mo funcionan las herramientas y c&oacute;mo pueden optimizar la administraci&oacute;n de tu negocio.</p>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-0">1. Digitalizaci&oacute;n documental</h2>
<p dir="ltr">La <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/de-la-manualidad-al-automatismo-erp-revoluciono-una-empresa-de-servicio">digitalizaci&oacute;n documental</a> es el proceso de <strong>convertir documentos f&iacute;sicos en archivos digitales</strong> para su almacenamiento y gesti&oacute;n electr&oacute;nica. Esta transformaci&oacute;n logra que puedas acceder a la informaci&oacute;n r&aacute;pidamente y de forma segura, lo que evitar&aacute; la acumulaci&oacute;n de papel y mejorar&aacute; la organizaci&oacute;n de datos laborales y de car&aacute;cter administrativo.</p>
<h3 dir="ltr">Beneficios importantes:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Reducci&oacute;n del espacio f&iacute;sico necesario para archivos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Acceso inmediato a documentos desde cualquier lugar.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Seguridad mejorada con copias de respaldo autom&aacute;ticas.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-1">2. Software de gesti&oacute;n documental (DMS)</h2>
<p dir="ltr">Un <strong>DMS (Document Management System)</strong> es una plataforma que permite organizar, almacenar y gestionar documentos digitales de la forma m&aacute;s eficiente posible. Facilita la b&uacute;squeda y la recuperaci&oacute;n de archivos, traduci&eacute;ndose en una mejora de la productividad y garantizando el cumplimiento normativo.</p>
<h3 dir="ltr">Caracter&iacute;sticas principales:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Almacenamiento en la nube.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Control de versiones y auditor&iacute;a de cambios.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Integraci&oacute;n con otros sistemas de gesti&oacute;n empresarial.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-2">3. Firma digital</h2>
<p dir="ltr">La <strong>firma digital</strong> es un m&eacute;todo criptogr&aacute;fico que asegura la autenticidad e integridad de un documento electr&oacute;nico. El uso de esta firma es imprescindible para asegurar contratos laborales, acuerdos y facturas sin tener que imprimir documentos.</p>
<h3 dir="ltr">Ventajas:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Mayor seguridad que una firma manuscrita.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">V&aacute;lida legalmente en la mayor&iacute;a de los pa&iacute;ses.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Agiliza tr&aacute;mites administrativos.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-3">4. Certificado digital</h2>
<p dir="ltr">Un <strong>certificado digital</strong> es un documento electr&oacute;nico que permite la autentificaci&oacute;n de la identidad de una persona o empresa en los entornos digitales. Es important&iacute;simo para llevar a cabo gestiones administrativas en l&iacute;nea, como la presentaci&oacute;n de impuestos o la firma de documentos electr&oacute;nicos.</p>
<h3 dir="ltr">&iquest;D&oacute;nde se usa?</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation"><a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/quien-obligado-emitir-facturas-electronicas">Facturaci&oacute;n electr&oacute;nica</a>.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Presentaci&oacute;n de documentos ante organismos oficiales.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Autenticaci&oacute;n en plataformas gubernamentales.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-4">5. ERP (Enterprise Resource Planning)</h2>
<p dir="ltr">Un ERP es un <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-historias-de-exito/el-impacto-del-erp-en-empresas-historias-de-gestion-unificada">software de planificaci&oacute;n de recursos empresariales</a> que integra y automatiza gran cantidad de funciones dentro de una empresa, lo que incluye tambi&eacute;n a la gesti&oacute;n documental, la contabilidad y RRHH.</p>
<h3 dir="ltr">Beneficios de un ERP en la digitalizaci&oacute;n documental:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Centralizaci&oacute;n de datos en un solo sistema.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Optimizaci&oacute;n de procesos administrativos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Reducci&oacute;n de errores en la gesti&oacute;n laboral.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-5">6. OCR (Reconocimiento &Oacute;ptico de Caracteres)</h2>
<p dir="ltr">La <strong>tecnolog&iacute;a OCR</strong> convierte documentos escaneados en textos editables y de r&aacute;pida b&uacute;squeda. Es imprescindible para profundizar en la digitalizaci&oacute;n documental, pues permite extraer informaci&oacute;n de facturas, contratos y otros documentos sin tener que transcribir de forma manual.</p>
<h3 dir="ltr">Casos de uso:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Conversi&oacute;n de documentos f&iacute;sicos en archivos digitales que se pueden editar.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Automatizaci&oacute;n de la entrada de datos en sistemas de gesti&oacute;n.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Facilitaci&oacute;n de la b&uacute;squeda de informaci&oacute;n en documentos digitalizados.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-6">7. Cloud Computing</h2>
<p dir="ltr">El <strong>cloud computing</strong>, o <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/seguridad-datos-en-nube-confiar-en-elgestionador">computaci&oacute;n en la nube</a>, permite almacenar y acceder a datos y aplicaciones con la ayuda de internet en vez de hacerlo en servidores f&iacute;sicos locales. Es imprescindible para garantizar acceso remoto a la documentaci&oacute;n laboral digitalizada.</p>
<h3 dir="ltr">Ventajas:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Escalabilidad seg&uacute;n las necesidades de la empresa.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Seguridad avanzada con copias de respaldo.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Acceso desde cualquier dispositivo con conexi&oacute;n a internet.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-7">8. Blockchain aplicado a la gesti&oacute;n documental</h2>
<p dir="ltr"><strong>Blockchain </strong>es una tecnolog&iacute;a que te ayuda a registrar informaci&oacute;n de una forma segura, inmutable y con plena transparencia. Su aplicaci&oacute;n en la gesti&oacute;n documental te permitir&aacute; la integridad de los archivos y podr&aacute;s evitar fraudes o modificaciones que no tengan autorizaci&oacute;n.</p>
<h3 dir="ltr">Usos en digitalizaci&oacute;n laboral:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Certificaci&oacute;n de documentos electr&oacute;nicos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Registro seguro de contratos y acuerdos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Auditor&iacute;a de cambios en documentos sensibles.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-8">9. Inteligencia Artificial (IA) aplicada a la gesti&oacute;n documental</h2>
<p dir="ltr">La <a href="https://www.elgestionador.com/blog/de-digitalizacion/la-revolucion-de-la-ia-en-erp-para-empresas-de-alquiler-eficiencia-y-crecimiento">IA mejora la digitalizaci&oacute;n documental</a> al permitir automatizar tareas como la clasificaci&oacute;n, indexaci&oacute;n y an&aacute;lisis de documentos. Estos sistemas pueden identificar patrones, realizar b&uacute;squedas avanzadas y extraer informaci&oacute;n necesaria en documentos escaneados sin necesidad de intervenci&oacute;n humana debido al aprendizaje autom&aacute;tico, lo que reduce tiempos de b&uacute;squeda y optimiza la gesti&oacute;n de grandes vol&uacute;menes de informaci&oacute;n. La productividad empresarial, sin duda alguna, se ve mejorada.</p>
<h3 dir="ltr">Ejemplos de IA en la digitalizaci&oacute;n:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation"><strong>Sistemas que identifican y clasifican documentos autom&aacute;ticamente</strong>: algoritmos de aprendizaje autom&aacute;tico que categorizan documentos sin necesidad de intervenci&oacute;n manual.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation"><strong>Algoritmos que detectan inconsistencias en datos administrativos</strong>: herramientas que verifican errores en registros contables y administrativos, lo que evita problemas de compliance.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation"><strong>Chatbots que facilitan la gesti&oacute;n documental a empleados</strong>: asistentes virtuales que ayudan en la b&uacute;squeda de archivos, interpretaci&oacute;n de documentos y automatizaci&oacute;n de flujos de trabajo.</p>
</li>
</ul>
<h2 dir="ltr" id="heading-gestionador-9">10. API (Interfaz de Programaci&oacute;n de Aplicaciones)</h2>
<p dir="ltr">Las API permiten la conexi&oacute;n entre diferentes softwares, facilitando la interacci&oacute;n entre sistemas de gesti&oacute;n documental, ERPs y plataformas de recursos humanos.</p>
<h3 dir="ltr">Ejemplos de uso:</h3>
<ul>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Vinculaci&oacute;n de un software de gesti&oacute;n documental con un ERP.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Integraci&oacute;n de firmas digitales en sistemas administrativos.</p>
</li>
<li dir="ltr" aria-level="1">
<p dir="ltr" role="presentation">Automatizaci&oacute;n de procesos entre distintas plataformas empresariales.</p>
</li>
</ul>
<p dir="ltr">La digitalizaci&oacute;n de la documentaci&oacute;n laboral es una necesidad in crescendo para aut&oacute;nomos, pymes y grandes empresas. Entender estos conceptos te ayudar&aacute; a tomar decisiones informadas al seleccionar el software de gesti&oacute;n m&aacute;s adecuado para tu negocio.</p>
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